Teil 5: Umgang mit Emails
Darauf musste ich anst0ßen. Mein Posteingang bei Null! Zero! Nix mehr drin! Leer! Das gab es seit Jahren nicht mehr. Es war wunderbar. Emails sind effizient und praktisch. Und gleichzeitig der wohl der größte Stressfaktor in meinem Leben!
Neulich erzählt mir ein Geschäftsmann: “Das ist so furchtbar! Als ich mein Email-Konto aufmachte, waren da 14 neue Nachrichten drin!” Ich dachte: Nur 14! Beneidenswert. Die Menge oder mehr erhalte ich pro Tag am Wochenende! An Arbeitstagen sind es in der Regel 50 – 80 Mails mit Anfragen, die Antwort von mir erwarten. SPAM und Rundbriefe nicht mitgezählt.
Oft bildete sich sich ein Rückstau von 20 – 120 noch nicht beantworteten Mails plus Anfragen, die über Facebook, XING oder Linked-In kamen. Das stresste gewaltig. Der ständige Druck “Da musst du noch was tun!” hat mir auf der Seele gelastet.
Und jetzt bei Null!
Wie habe ich das geschafft? Die Entscheidung, auf Multitasking zu verzichten und mich auf nur eine Sache auf einmal zu konzentrieren, hat viel geholfen!
Ein paar Erfahrungen und Tipps.
Social Media Benachrichtigungen radikal abbestellen
Nein, ich muss nicht wissen, wenn einer meiner Freunde neu bei Pinterest ist und wenn es eine neue Nachricht in einer Gruppendiskussion bei XING gibt. Viele Social Media Services senden bei allen möglichen Aktivitäten von Moderatorenbeiträgen bis hin zu neuen Features Nachrichten.
Die habe ich bisher einfach gelöscht, weil man dazu meist in die Einstellungen gehen und an bis zu einem Dutzend Optionen klicken mus. Mir war das Abändern der Einstellungen zu lästig war. Jetzt mache ich mir die Mühe. Und es tut gut.
Es ist mir beruflich wichtig, in manchen Plattformen aktiv zu sein – etwa XING oder Linked-In. Dafür reserviere ich bestimmte Zeiten pro Woche. Oder ich sehe kurz nach, was los ist, nachdem ich selbst dort eine Nachricht gepostet habe.
Rundbriefe und Werbepost abbestellen
Die meisten Rundbriefe habe ich ohnehin abbestellt – bis auf einige, die mich privat oder beruflich interessieren. Ich prüfe jetzt noch einmal, ob ein Newsletter, der in der Vergangenheit relevant und inspirierend oder hilfreich für mich war, es immer noch ist. Und bestelle freundlich, aber radikal ab. Ein bis zwei Newsletter mit interessanter Information pro Tag kann und will ich verarbeiten. Mehr nicht.
Ich lasse Newsletter übrigens an eine andere Adresse schicken als an meine Haupt-Mail Adresse. Der Newsletter-Posteingang ist noch nicht ganz bei Null. Daran arbeite ich noch.
Auch bei Post. Ich brauche keine Werbepost von Orthopäden, Möbelhäusern, verschiedenen Büroausstattern usw. Es kostet – mit Copy und Paste und Standardtext ein paar Momente Zeit, eine Abbestellmail zu schreiben – aber auf Dauer entlastet es. Weil jede Werbepost – selbst wenn man sie ungelesen wegwirft, einige Sekunden Zeit und mentale Kapazitäten in Anspruch nimmt. Das kann man sich sparen.
Unhöflich sein- wo es passt
Nach Absprache kann man mit einigen Menschen kurz und knapp und ein bisschen unhöflich kommunizieren. Ich schätze die Mitarbeiter in meinem Team und sage es ihnen oft. Manchmal waren das 10 “Danke-Mails” pro Tag, die ich gesendet habe. Auch für meine Antworten und Infos erhielt ich oft ein “Danke” von ihnen.
Jetzt verzichten wir nach Absprache auf die “kleinen Dankemails”. Ich sende meinen Mitarbeitern zu Monatsbeginn eine Mail mit etwa “30 Danke” im Voraus. Oder mal ein ganz ausführliches Lob.
Kürzel EOM verwenden
Im Team und mit einigen Menschen, mit denen ich oft kommuniziere verwende ich das Kürzel EOM (End of Message). Dann lautet die Betreffzeile z. B. Neues Impulsheft ist in der Dropbox. Bitte Korrektur lesen EOM. Oder Meeting am Montag wurde auf 16.30 verschoben. EOM
Durch das Kürzel weiß der Leser, dass außer dieser Kurzinfo in der Mail nichts weiter steht – und kann nach Kenntnissnahme der Kurzinfo die Mail sofort löschen.
Zeitbedarf realistisch einschätzen – durch Messen
Ich dachte oft: “Schnell noch mal Mails beantworten“. Und flugs ist mehr Zeit vergangen, als ich dachte. Das passiert dauernd. Ich wollte einmal herausfinden, wie lange ich für das Lesen und die vollständige Beantwortung von Mails tatsächlich brauche. Ich habe also die Lese- und Bearbeitungszeit von 10 Mails mit Timer gestoppt.
- Rekord: 25 Minuten.
- Durchschnitt: 45 – 60 Minuten.
Einige Freunde haben mir ihre Zahlen genannt. Rekord: 10 private Mails in 10 Minuten (wow!). Die meisten lagen ähnlich wie ich bei 30 – 60 Minuten.
Mir hilft das. Wenn ich 20 neue Mails im Posteingang sehe, kann ich davon ausgehen, dass ich ca. 60 – 90 Minuten brauche, um sie zu beantworten.
Mailprogramm ausschalten
Es macht auf jeden Fall Sinn, Benachrichtigungen und Töne, die über neue Nachrichten informieren, auszuschalten. Den Stress, den diese Benachrichtigungstöne auslösen “Hier ist etwas, auf das du reagieren musst!” braucht keiner.
Manche Menschen setzen ihr Mailprogramm so, dass Mails nur alle 60 oder 90 Minuten abgerufen werden. Wenn ich an etwas anderem arbeite, mache ich – seit Beginn des oft das Fenster des Mailprogramms zu. Oder schalte das Internet ganz aus.
Zeiten für Mails zu reservieren
Gelegentlich brauchen meine Mitarbeiter schnell Antworten von mir, um weiterarbeiten zu können. Dann antworte ich. Trotz mehrerer Wochen Anti-Multitasking-Training passiert es mir gelegentlich immer noch, dass ich eigentlich an etwas anderem arbeite und “schnell mal” zwischendurch in die Mails schaue. Dann gerate ich in den Zwiespalt, wo ich weitermache. An der eigentlichen Aufgabe. Oder an den Mails.
Immerhin: Dieses “Zwischendurch Mails checken” wird seltener. Es gelingt mir immer öfter, Projekte konzentriert zu bearbeiten und Mails am Block zu bearbeiten. Ideal zum Mailbearbeiten ist übrigens kurz vor dem Mittagessen oder Abends vor Tagesende. Da fasst man sich selbst kurz, weil man Hunger hat oder nach Hause will. Manchmal passt ein kleiner Mail-Beantwortungs-Block auch zwischen zwei anderen Aufgaben.
Mails lesen und komplett beantworten
Die größte Veränderung und Entlastung ist durch die Entscheidung gekommen, Mails direkt nach dem Lesen vollstängig zu beantworten. Manchmal bekomme ich Mails, deren Beantwortung ich anstrengend finde. Da will jemand genaue Infos über etwas – und ich weiß gerade nicht, wo ich die finden kann.
In der Vergangenheit habe ich solche Mails oft gelesen – und die Beantwortung auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. Mit dem Ergebnis, dass in meinem Posteingang die Anzahl der nicht bearbeiteten unangenehmen Mails wuchs. Und Stress auslöste.
Jetzt erlaube ich mir das nicht mehr. Ich lese eine Mail. Und beantworte sie komplett. Erlaube mir nicht mehr aus Faulheit “Leichen” im Posteingang zu tolerieren. Bevor ich mir gestatte, die nächte Mail zu lesen, muss ich die aktuelle beantwortet haben.
Bei Nachrichten, die durch Social-Media Plattformen kommen, versuche ich das ebenfalls. Da fällt es mir oft noch schwer, weil die Ablenkung durch anderes da erheblich höher ist als bei einem reinen Mailprogramm.
Ja, es gibt ganz, ganz wenige Fälle, wo das sofortige, komplette Antworten einer Mail nicht möglich ist. Wo man selbst noch auf eine Antwort wartet, bevor man die Mail beantworten kann.
In solchen Fällen nutze ich Boomerang. Das ist ein Programm von Gmail, das die Möglichkeit bietet, sich Mails zu einem späteren Zeitpunkt wieder in den Posteingang schicken zu lassen. Oder auch Mails auf später zu terminieren. Man kann natürlich auch Zeitplansytsteme nutzen, um die Aufgaben, die sich aus Mails ergeben, festzuhalten.
Im Lauf der letzten Wochen habe ich mit diesen Strategien zuerst verhindert, dass der Stapel der unbeantworteten Mails im Posteingang weiter anwuchs. Ich am Ende des Tages alle Mails dieses Tages beantwortet hatte.
Daneben habe ich Tag für Tag ein bis zwei der alten “Leichen” entsorgt – Mails, die schon länger unbeantwortet im Posteingang lagen. Bis ich an einem Freitag Abend jubelnd rufen konnte: NULL! Ich hab´s geschafft!
Extra:
Einige Tipps von Senior Coach Christoph Schalk und mir aus dem Online-Trainingskurs SAM. Seine Arbeit meistern. Entspannt und effizient durch den Alltag gehen. Der Kurs vermittelt drei Monate lang mit zwei Coaching-Mails pro Woche die wichtigsten Kenntnisse zur guten Arbeitsstrategie. Für alle, die effizienter und entspannter arbeiten wollen.
- Reduziere dein E-Mail-Aufkommen
Die besten Mails, sind manchmal die, die du gar nicht erst bekommst. Prüfe in der nächsten Zeit bei Info- und Newsmails, die du erhältst, ob sie dir wirklich wichtig sind. Um das Mailaufkommen zu reduzieren, gibt es mehrere Möglichkeiten.
- Unerwünschte Newsletter / Informationen abbestellen
Bestelle Newsletter und Mails ab, die du nicht brauchst. Entweder indem du auf den Abbestell-Link klickst, der in den meisten professionellen Mails unten angegeben ist. Für Mails, die du von Hand abbestellen musst, speicherst du am besten einen Standardtext als Textbaustein ab, den du dann nur kurz in die Mail kopieren musst.
“Liebe Mitarbeiter, aus Umweltgründen und da Ihre Information für mich nicht relevant ist, bitte ich Sie, mich aus ihrem Verteiler zu löschen und mir keine Nachrichten mehr zu senden.“
- Spam-Filter nutzen
Unerwünschte Nachrichten, deren Absender du nicht erreichen kannst, kannst du per Filterfunktion sofort nach Eintreffen im Papierkorb verschwinden lassen. Das spart das Löschen – im Lauf eines Lebens verbringt ein durchschnittlicher Mann acht Monate (!) mit dem Löschen unerwünschter Spam-Mails. Im Vergleich: Er verbringt nur etwa zwei Wochen seines Lebens mit dem Küssen. Das Leben ist schöner, wenn man weniger Zeit mit dem Löschen von SPAM verbringt.
- E-Mails vom Mailprogramm vorsortieren und etikettieren lassen
Viele E-Mail-Programme bieten Funktionen, die Mails vorsortieren. So erhalten alle Mails, die Kerstin von ihrem Grafiker erhält, automatisch das Etikett (Label) „Down to Earth“, Mails von Freunden, mit denen sie häufig kommuniziert, das Etikett „Persönlich“ und eintreffende Rechnungen werden automatisch mit „Buchführung“ etikettiert.
So ist schon beim Posteingang auf den ersten Blick erkennbar, worum es sich handelt. Mails lassen sich auch in bestimmte Ordner vorsortieren. Mache dich mit den Funktionen deines Programms vertraut und nutze sie.
- Arbeite an etwas Wichtigem, bevor du E-Mails liest.
Beginne deine Arbeitszeit NICHT mit E-Mails. Das ist eine wichtige Grundregel. Erledige erst andere, wichtige Aufgaben – deine „großen Steine“. Wenn du nämlich gleich mit E-Mails beginnst, gerätst du schnell in den Reagier-Modus. Du reagierst auf die Anfragen anderer – folgst nicht mehr unbedingt deinen eigenen Prioritäten.
Der andere Grund für diese Regel ist, dass die meisten Menschen am Morgen und dann noch einmal am frühen Nachmittag die höchste Leistungsfähigkeit haben. Diese Energie sollte in wichtige Projekte gesteckt werden. Die meisten E-Mails kann man meist auch noch beantworten, wenn man nicht mehr so konzentrations- und leistungsfähig ist – etwa kurz vor dem Mittagessen oder am späteren Nachmittag.
Deshalb: Arbeite bevor du deine Mails liest erst 60 – 90 Minuten an etwas, was für dich Priorität hat. Beantworte E-Mails eher in Zeiten, in denen deine Energiekurve niedrig ist.
Sorge für E-Mail-freie Zeiten – etwa am Wochenende oder im Urlaub. Lege fest, wie lange du auskommen willst, ohne deine Mails abzurufen.
TIPP: SAM
SAM ist ein Online-Trainingskurs für Männer und Frauen, die sich selbst und ihre Arbeit besser meistern wollen. Die lernen möchten, mit mehr Leichtigkeit und Gelassenheit durch den Arbeitstag zu gehen.
ZIEL ist, dass du Wege findest, die anstehenden Aufgaben strategisch und gut organisiert anzugehen und dabei gelassen zu bleiben. Und dass am Ende des Arbeitstages noch genug Energie für andere schöne Dinge im Leben übrig ist.
Der nächste Kurs starten im April. Dann wieder Anfang Juli / Oktober / Januar.
99 Euro, 90 Euro, wenn man den Kurs gemeinsam mit einem Kollegen macht. Preise für Firmen auf Anfrage.
Du willst glücklicher und entspannter arbeiten lernen – dann am besten gleich anmelden!
Dieser Artikel ist Teil einer Serie: 7 Wochen ohne Multitasking
Teil 2: Spurensuche. Was verleitet uns zum Multitasking
Teil 3: Der 18 Minuten Fokus. Planung und Zwischenchecks
Teil 4: Der Körper. Die Rolle, die der Körper bei Ablenkung spielt
