7 Wochen ohne Multitasking: Spurensuche

Teil 2: Spurensuche. Oder: Was verleitet uns zum Multitasking.

Gleich zu Beginn meines Experiments 7 Wochen ohne Multitasking bin ich grandios gescheitert. Das fing damit an, dass ich am ersten Tag zwei Termine um 9.00 Morgens gelegt hatte. Einen außerhalb. Und einen zweiten mit einem Filmteam in meinem Büro. Selbst mit dem besten Multitasking aller Zeiten kann man nicht an zwei Orten gleichzeitig sein – in letzter Minute konnte ich einen Termin noch verschieben.

Ich stellte fest: Wenn ein Tag gleich mit Unruhe beginnt – etwa der Arbeit an einem Dreh, bei dem man im Minutentakt Einstellungen und Handlungen ändern muss, fällt es schwer, den Rest des Tages fokussiert zu bleiben.

Lektion Nr. 1:

Unruhige Termine am Morgen bringen mich für den ganzen aus dem Takt. Wenn möglich Termine, die viel Reagieren erfordern auf einen späteren Zeitpunkt legen.

Das Scheitern ging damit weiter, dass es mir einfach nicht gelingen wollte, mir während der Arbeit das schnelle Wegspringen zu etwas anderem abzugewöhnen. Zumindest nicht in den ersten Tagen. Ich habe mich immer wieder dabei erwischt, dass ich mit einer Sache begonnen habe und zwischendrin zu etwas anderem gewechselt bin. Egal ob am Computer oder beim Wegräumen von Dingen.

Mein Rekord: 5 x Abwandern am Samstag Morgen. Eigentlich wollte ich nur einen Stift holen, um mir Gedanken aus einer Zeit der Stille zu notieren. Neben den Stiften entdeckte ich dann meinen unfertigen Plan für die nächste Woche, den ergänzte ich kurz. Dabei fiel mein Blick auf ein Buch und ich fragte mich, ob ich meinem Grafiker einen bestimmten Layouthinweis gegeben hatte. Ging kurz in mein Mailprogramm um das zu überprüfen. Und entdeckte in Facebook eine berührende Nachricht einer Frau, auf die ich reagierte…bevor ich schließlich mit dem Stift zurück zu meinem Stille Ort ging. Puh!

Lektion Nr. 2:

Alle benötigten Werkzeuge bereit legen, bevor man mit einer Aufgabe beginnt, verhindert oder reduziert die Gefahr des Abwanderns.

Mit meinem Versuch, 7 Wochen auf Multitasking zu verzichten, bin ich also bisher grandios gescheitert. Doch ich finde das wunderbar! Es ist wohl das erste Mal in meinem Leben, dass ich über Fehler so richtig glücklich bin.

Das hat mit der Perspektive auf Fehler zu tun. Über Fehler glücklich zu sein habe ich von Robert Kiyosaki gelernt. Er beschreibt in dem Buch Rich dad, poor dad, wie er als Verkäufer von Xerox Großkopierern extrem erfolglos war. Er hatte pro Tag nur etwa drei Kundenkontakte und verkaufte fast nie ein Gerät.Er war der schlechteste Verkäufer in ganz Hawaii.

Sein Mentor riet ihm: Du lernst zu langsam. Du musst die Geschwindigkeit, mit der du Fehler machst, erhöhen, um zu sehen, was nicht funktioniert und was vielleicht doch.

So nahm er zusätzlich noch einen Job als Telefonverkäufer an. Er hatte viel mehr Gelegenheit, Fehler zu machen. Dutzende von Gesprächen pro Tag. Doch nach einer Weile entdeckte er Muster: Das funktioniert, das nicht. Und natürlich wurde er immer besser…

Von daher bin ich richtig glücklich über meine Fehler. Sie zeigen mir: Ich bin am Lernen. Das ist wunderbar. Wäre es so einfach, dass man sich das Multitasking per Beschluss abgewöhnen könnte, bräuchte man nichts zu lernen. Und ich will lernen. Ich will den Mechanismen, die mich und andere zu ungesunden Multitasking verführen, auf die Schliche kommen.

Was steckt hinter dem Multitasking? Was verführt uns dazu?

Ich gehe mit Marshall Rosenberg, dem Vater der Gewaltfreien Kommunikation davon aus, dass all unsere Verhaltensweisen und Strategien immer der Versuch sind, echte und berechtigte Bedürfnisse zu erfüllen.

Manche Strategien sind wunderbar, andere sind nicht so wirklich erfolgreich oder haben unangenehme Nebenwirkungen. Alkohol etwa wird manchmal genutzt, um zu entspannen. Das kann funktionieren. Oder auch – je nach Menge – ungewünschte Nebenwirkungen haben.

Wer also ein Verhalten ändern will, sollte herausfinden, welches Bedürfnis dahinter steckt. Und dann nach Alternativen suchen, dieses berechtigte Bedürfnis auf eine gute Art und Weise zu erfüllen.

Folgende Bedürfnisse ahne ich hinter dem Multitasking:

• Entspannung und Anregung: Müdigkeit ist der Killer. Je müder ich bin, desto mehr neige ich dazu, mich ablenken zu lassen. Multitasking oder das Abschweifen zu leichteren Aufgaben scheint also – zumindest kurzfristig – Erholung zu bringen. Oder einen kleinen Kick durch eine neue Anregung. Das erlebe ich auch, wenn ich eigentlich wach bin:Wenn eine Aufgabe schwierig ist, ich bei einem Text nicht mehr weiter weiß, suche ich wir Entspannung…etwa indem ich schnell mal auf eine Website gehen…das ist leichter als am Konzept weiterzuarbeiten.
• Sicherheit: Manchmal hat das Multitasking vielleicht auch etwas mit der Sehnsucht nach Sicherheit zu tun: Ich will Bescheid wissen, was in meiner Welt los ist.  In Zeiten finanzieller Herausforderung schaue ich viel öfter auf den Kontostand als wenn alles im grünen Bereich ist.
• Erfolgserlebnisse: Wissenschaftler haben bestätigt: Bei kurzzeitigen Erlebniskicks – etwa durch fünf neue Nachrichten auf Facebook oder ein paar coole Bilder auf Tumblr, schüttet das Gehirn Dopamin ausschüttet, eine körpereigenen süchtig machende Substanz. Man wird  regelrecht süchtig nach den schnellen Kicks – und brauchen erst mal Entzug.
• Prestigegewinn: Es ändert sich langsam, aber lange Zeit war „ich bin voll im Stress“ das Synonym für „Ich hab´s drauf! Ich bin wer! Ich bin wichtig!“ Ich glaube das betrifft mich nicht so sehr, aber andere sagen mir, dass das für sie ein Faktor ist
• Verbundenheit: Man will dazugehören, mit allem und jedem verbunden sein, hat Sorge etwas zu verpassen, wenn man nicht ständig erreichbar ist. Man will wissen, wie beliebt man ist, wieviele Likes man hat, wie oft der Artikel, die Studie, das Video schon abgerufen wurde. Man verspricht sich offensichtlich emotionalen, sozialen Gewinn davon. Die reale Gefahr ist, dass Beziehungen verflachen.

Weitere Erkenntnisse über Multitasking

• Manche Menschen nehmen gar nicht wahr, dass Multitasking sie stresst. Ich unterhielt mich mit einem Reporter darüber, dass erhöhter Stress eine Auswirkungen von Multitasking, Er sagte: “Ich mache das ständig. Beim Fernsehen schaue ich nebenbei noch dauernd aufs Handy. Meine Frau sagt, ich bin viel gereizter als früher. Ob das wohl damit zusammenhängt?”
• Selbst Menschen, die es vielleicht besser wissen könnten, neigen zum Multitasking. Eine Psychoanalytikerin erzählte mir, dass eine Operation sie derzeit zwingt, die Dinge langsamer anzugehen… und eines nach dem anderen zu machen. Und wie ungewohnt und Wohltuend das ist.
• Eine Mutter schrieb mir, dass sie stolz darauf ist, alles zu schaffen: Kochen, Küche aufräumen, mit den Kindern reden. Und dass sie  zwar zum einen Stolz empfindet, zum anderen auch Erschöpfung.
• Der Tagesbeginn prägt den Tag: Das Fernsehteam war professionell. Dennoch war es ein ständiger Wechsel: Erst die Szene, dann jene. Ich stellte fest: Wenn das Gehirn gleich Morgens auf schnellen Wechsel eingestellt wird, ist es schwerer, den Rest des Tags fokussiert zu bleiben.
• Unterbrechungen sind der Killer: Telefon, Postbote, Menschen, die etwas abholen, ein Fax, das reinkommt, Wenn ich unterbrochen werde, finde ich es superschwer, wieder richtig in die Aufgabe reinzukommen.

Erste Erfolge: Dinge nur einmal in die Hand nehmen

Von den Misserfolgen habe ich schon erzählt. Lange an einem Konzept arbeiten, ohne schnell mal…klappt bei mir bisher kaum. Mich ganz aufs Essen fokussieren und nicht nebenbei Lesen kriege ich auch noch nicht gut hin. Und zu etwas anderem abzuwandern, wenn ich eigentlich nur eine Sache holen oder weglegen will…das fällt mir noch schwer.

Doch es gibt einige Dinge, die tatsächlich funktionieren.

• Dinge: Nur  einmal in die Hand nehmen: Das ist ein eiserner Vorsatz. Etwa eine Einkaufstasche nicht halb auspacken – alles auf die Küchenschränke, sondern die Dinge gleich ganz wegräumen. Die Tasse nicht auf der Küchentheke “zwischenlagern”, sondern gleich in die Spülmaschine räumen. Dabeibleiben Mich nicht ablenken lassen.
• Briefe: Lesen und handeln. Den nächsten Brief erst öffnen, wenn der erste bearbeitet ist. Wenn keine Zeit zum richtigen Lesen ist, die Briefe ungeöffnet auf dem Schreibtisch lassen.
• Emails:  Eine Mail nicht anlesen und dann geöffnet im Posteingang lassen. Sondern sofort überlegen, was ich antworten will. Und gleich antworten. Keine weitere Mail öffnen, bevor diese eine nicht beantwortet ist. Das habe ich mit allen neuen Mails gut hinbekommen.

Diese drei Verhaltensweisen fordern ein hohes Maß an Entschlossenheit von mir. Doch die Ergebnisse sind richtig gut. Es belastet mich emotional weit weniger, wenn ich Mails und Briefe ungeöffnet lasse, als wenn ich sie öffne, aber nicht weiter bearbeite.

Wenn ich nur wenig Zeit auf Mails verwenden will oder kann, öffne ich sie nicht der Reihe nach, sondern wähle ich die wichtigsten. Am Betreff kann ich das meistens schon erkennen.

Diese Strategie hat dazu geführt, dass schon nach wenigen Tagen mein Büro weit ordentlicher ist und der zu erledigen Stapel geschrumpft ist. Das Beste: Mein wichtigstes Email-Postfach ist von 70 oder mehr unbearbeiteten Mails war am Freitag auf weniger als 10 Mails im Posteingang geschmolzen. Die 10 sind noch Altlasten aus der Zeit vor dem Fasten. Das fühlt sich gut an. Was für ein wunderbarer Anblick!
Fragen an euch:

• Was meint ihr?
• Stimmen meine Hypothesen? Fehlt noch was?
• Welche ergänzenden Gedanken habt ihr noch

Ich bin gespannt auf eure Gedanken und Erfahrungen.

Teil 1 findest du hier.

Fortsetzung folgt hier wöchentlich.
Auf der Facebook-Seite von SAM – Seine Arbeit meistern gibt es auch zwischendrin Erfahrungen und Tipps für Maßnahmen gegen Multitasking und für fokussierteres Arbeiten. Schau doch mal vorbei!

Buchtipp:

Kerstin Hack. Gewaltfreie KommunikationWer das Thema Bedürfnisse und Strategien vertiefen möchte, findet hier eine kompakte Einführung und viele praktische Tipps.