7 Wochen ohne Multitasking: Ordnung schaffen

7 Wochen ohne Multitasking. Teil 6: Ordnung schaffen

In der letzten Woche gab ich ein Tagescoaching und war drei Tage verreist. Das Ergebnis: Als ich zurückkam stapelten sich auf meinem Schreibtisch Briefe und andere Unterlagen.

Ich wusste: Wenn ich das so liegenlasse, wird es mir schwerfallen, konzentriert an Texten und Projekten zu arbeiten. Also räumte ich die Dinge erstmal zumindest grob auf, um den Blick frei zu bekommen.

Ordnung hat direkt nichts mit Multitasking zu tun – indirekt jedoch sehr viel. Selbst wenn man ein Mensch ist, der viel Chaos tolerieren kann: Unordnung belastet das Gehirn. Im Grunde bekommt das Gehirn ständig die Nachricht: Hier musst du noch was tun. Selbst wenn man geübt im Ignorieren ist – das löst Stress aus. Und wer Stress empfindet, neigt eher zum Multitasking als ausgeruhte Zeitgenossen.

Dinge, die herumliegen, lenken ab. Man sitzt an einem schwierigen Text, sieht in Azgenwinkel eine Gutscheinkarte für ein Cafe, denkt: Die müsste eigentlich in den Geldbeutel, greift kurz rüber… holt den Geldbeutel raus, steckt die Karte ein… und schon ist der Konzentrationsfaden der eigentlichen Arbeit abgerissen. Man braucht wieder Zeit, um neu reinzukommen – mindestens einige Sekunden. Selbst wenn man nicht aktiv wird – Zeit und Energie kostet es trotzdem.

2015-02-19 11.54.58Ich habe deshalb im Rahmen von sieben Wochen ohne Multitasking begonnen, gründlich aufzuräumen.

  • Kleidung: Ich habe meinen Kleidersschrank durchforstet und einiges aussortiert. ERfolgreiche Menschen wie Steve Jobs oder Präsident OBama haben sich auf einen Kleiderstil festgelegt, weil sie die begrenzten Kapazitäten an mentaler Energie für wichtigere Entscheidungen nutzen wollen als für die Frage „Was ziehe ich heute an?“ Mit Jeans + Rolli bzw. Anzüge in nur zwei Farben haben sie eine Grundsatzentscheidung getroffen. Wie man das als Frau ganz praktisch macht macht, ist mir noch nicht ganz klar – aber ich versuche mich auf wenige, schöne Kleidungsstücke zu beschränken, die ich mit ein paar Assecoires aufpeppen kann.
  • Küche: Hier habe ich alle Gegenstände, die ich nicht täglich benutze (etwa den Toaster) in die Schränke verbannt. Andere – wie etwas die Mikrowelle, die ich nur 1 – 2 x im Monat genutzt habe, habe ich gleich ganz verschenkt. Ich genieße den Freiraum und die Ordnung, die dadurch entstanden ist.
  • Büro: Hier habe ich Ablagen und Dekogegenstände weggeräumt. Die Inhalte der Ablagen in Hängeregister, die Gegenstände ganz weg. Ich bin noch nicht fertig, aber es sieht viel freier und schöner aus. Die wichtigen Dinge sind trotzdem noch in Griffnähe, aber lenken mich optisch nicht mehr ab.
  • Büroschränke: Hier habe ich alle Aktenordner mit Klebeetiketten versehen. Wenn ich einen Ordner benutzt habe, dann kommt das Etikett weg. Nach Ende der Fastenzeit werde ich die Ordner, die noch Etiketten haben, prüfen und mich fragen: Wenn ich die zwei Monate nicht benutzt habe – brauche ich sie wirklich. Und gegebenenfalls ganz entsorgen. In meinem Büroschrank hängt übrigens eine Liste mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Dokumente. Da ich mir die nicht merken will, hilft mir die Liste, den Überblick zu behalten, welche Unterlagen tatsächlich aufgehoben werden müssen.
  • Desktop: Hier dürfen einige Dateien und Programme liegen, die ich (fast) täglich brauche. Der Rest kam weg.

Tipps für mehr Klarheit und Ordnung – Ablenkung reduzieren

  • Arbeitsflächen freiräumen: Egal ob in Büro, Küche oder Werkbank. Arbeitsflächen sind zum Arbeiten da, nicht Sammelstellen für alles mögliche. Sie sollten so frei wie möglich sein. Bei Schreibtischen mit Publikumsverkehr ist das besonders wichtig. Ein unordentlicher Schreibtisch oder einer, auf dem mehr als 30% persönliche Gegenstände und Bilder sind, wirkt sich nachteilig auf die Karriere aus.
  • Unwichtiges weg: Gegenstände, die man nicht täglich braucht, gehören in Schränke, nicht auf die Arbeitsflächen.
  • Desktop aufräumen: Nicht mehr benötigte Dateien und Programme vom Computer-Desktop entfernen. Faustregel: Dort sollen nur Dinge gelagert werden, die man täglich braucht.
  • Etiketten-Test: Prüfen: Nutze ich das, was ich habe tatsächlich. Auf Aktenordner (oder auch Kleidung) Etiketten oder Post-its kleben, die abgenommen werden, wenn die Dinge genutzt werden. Nach einer bestimmten Zeit prüfen, was unbenutzt geblieben ist – und entscheiden, ob man es tatsächlich noch braucht.
  • Gemeinsam entrümpeln: Freude oder Kollegen zum Aufräumen einladen. Die sind oft etwas brutaler im Entsorgen als man selbst. Das brauchst du doch wirklich nicht mehr.
  • Dinge nach Gebrauch gleich wegräumen: Wer Unterlagen und Gegenstände sofort nach dem Benutzen wieder dorthin räumt, wo sie hingehören.

Sehnst du dich nach mehr Unterstützung beim Entrümpeln? Wie du innerlich Ballast loslassen kannst, erfährst du im Impulsheft von Kerstin Hack: Loslassen. Impulse für ein befreites Leben.

Tipps zum frei werden – innerlich wie äußerlich. Mit Checklisten für systematisches Entrümpeln und Entsorgen.

Dieser Artikel ist Teil einer Serie: 7 Wochen ohne Multitasking

Teil 1: Ein Experiment

Teil 2: Spurensuche. Was verleitet uns zum Multitasking

Teil 3: Der 18 Minuten Fokus. Planung und Zwischenchecks

Teil 4: Der Körper. Die Rolle, die der Körper bei Ablenkung spielt

Teil 5: Umgang mit Email.

 

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